محمد شرفشاهی طی سخنانی با بیان اینکه دبیرخانه ها در عصر کنونی باید علاوه بر اقدامات جاری، پهنه ها و حوزه های جدیدی را جستجو کنند، تصریح کرد: دبیرخانه ها باید حوزه های اطلاع رسانی، تعیین سطوح دسترسی به مکاتبات، ساختار و پیکره بندی، نظارت عمیقتر نسبت به محتوا و مدیریت مکاتبات اسناد را نیز در برنامه های خود داشته باشند.

به گزارش پایگاه اطلاع رسانی دولت به نقل از شبکه اخبار اقتصادی و دارایی(شادا)، معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت امور اقتصادی و دارایی تاکید کرد: مسئولان دبیرخانه ها، امین مسئولین هر دستگاه هستند، زیرا اسناد و سرمایه های نوشتاری هر سازمان نزد آنان است.

وی تصریح کرد: در شرایط کنونی مسئولان دبیرخانه ها باید ضمن شناسایی نیازهای جدید، ماموریت خود را مهندسی مجدد کنند و با تولید ایده مطلوب فضای مناسب به منظور استفاده کمتر از کاغذ را فراهم نمایند.

شرفشاهی افزود: مسئولان دبیرخانه ها ضمن بهره گیری از تکنولوژی و فن آورری های نوین، باید مراقب باشند  که استفاده از فن آوری صرفا یک ابزار تسهیل، تسریع و افزایش دقت است. همچنین باید با دانش افزایی و استفاده بهینه از فن آوری الکترونیک و شبکه ها باید بر برنامه نویسی و تعبیه مولفه های نرم افزاری و تست کارایی نرم افزار نظارت داشته باشند و نیازهای سازمان را با نرم افزارهایی که در اختیار دارند تامین نمایند.

به گفته این مقام مسئول، انتقال اطلاعات، نصب نرم افزارهای یکپارچه، چابک سازی و منطقی سازی میان نیروی انسانی  با اصلاح فرآیندها و روشها، از دیگر وظایف مسئولان دبیرخانه ها می باشد.

شرفشاهی با اشاره به اینکه وزارت امور اقتصادی و دارایی موفق شد نظام یکپارچه مکاتبات را در دولت یازدهم پیاده سازی و اجرا نماید، تصریح کرد: دستاورد این اقدام روان سازی، سرعت و سهولت گردش مکاتبات در داخل و تعاملات فراسازمانی، استفاده مستقیم مدیران از سیستم و نیز پایان دغدغه نگهداری از اسناد، مدارک و صرفه جویی در مصرف کاغذ می باشد.

معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت اقتصاد، مستندسازی اسناد و مدارک برای استفاده در زمان حال و نیز بهره برداری پژوهشگران در آینده را از جمله موارد دارای اهمیت کار دبیرخانه ها برشمرد.

شرفشاهی تاکید کرد: دبیرخانه ها باید تلاش کنند تا اطلاعات را در کوتاه ترین زمان ممکن و با بهترین کیفیت در دسترس مدیران کشور برای تصمیم گیری قرار دهند.

معاون توسعه مدیریت  و منابع وزارت امور اقتصادی و دارایی در پایان ابراز امیدواری کرد: مدیران دبیرخانه ها با هم اندیشی و استفاده از تجربیات یکدیگر گامی در جهت تسریع و تسهیل رویه مکاتبات دستگاههای دولتی و رضایت مردم از خدمات دولت بردارند، زیرا بر این باوریم که نظام اداری الکترونیکی پیشرو، موجب افزایش کارایی دولت نیز خواهد شد