چهل و سومین اجلاس مجمع مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور با حضور معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت امور اقتصادی و دارایی و مدیران دستگاههای اجرایی کشور در محل سالن مدرس این وزارتخانه برگزار شد.
محمد شرفشاهی طی سخنانی با بیان اینکه دبیرخانه ها در عصر کنونی باید علاوه بر اقدامات جاری، پهنه ها و حوزه های جدیدی را جستجو کنند، تصریح کرد: دبیرخانه ها باید حوزه های اطلاع رسانی، تعیین سطوح دسترسی به مکاتبات، ساختار و پیکره بندی، نظارت عمیقتر نسبت به محتوا و مدیریت مکاتبات اسناد را نیز در برنامه های خود داشته باشند.
به گزارش پایگاه اطلاع رسانی دولت به نقل از شبکه اخبار اقتصادی و دارایی(شادا)، معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت امور اقتصادی و دارایی تاکید کرد: مسئولان دبیرخانه ها، امین مسئولین هر دستگاه هستند، زیرا اسناد و سرمایه های نوشتاری هر سازمان نزد آنان است.
وی تصریح کرد: در شرایط کنونی مسئولان دبیرخانه ها باید ضمن شناسایی نیازهای جدید، ماموریت خود را مهندسی مجدد کنند و با تولید ایده مطلوب فضای مناسب به منظور استفاده کمتر از کاغذ را فراهم نمایند.
شرفشاهی افزود: مسئولان دبیرخانه ها ضمن بهره گیری از تکنولوژی و فن آورری های نوین، باید مراقب باشند که استفاده از فن آوری صرفا یک ابزار تسهیل، تسریع و افزایش دقت است. همچنین باید با دانش افزایی و استفاده بهینه از فن آوری الکترونیک و شبکه ها باید بر برنامه نویسی و تعبیه مولفه های نرم افزاری و تست کارایی نرم افزار نظارت داشته باشند و نیازهای سازمان را با نرم افزارهایی که در اختیار دارند تامین نمایند.
به گفته این مقام مسئول، انتقال اطلاعات، نصب نرم افزارهای یکپارچه، چابک سازی و منطقی سازی میان نیروی انسانی با اصلاح فرآیندها و روشها، از دیگر وظایف مسئولان دبیرخانه ها می باشد.
شرفشاهی با اشاره به اینکه وزارت امور اقتصادی و دارایی موفق شد نظام یکپارچه مکاتبات را در دولت یازدهم پیاده سازی و اجرا نماید، تصریح کرد: دستاورد این اقدام روان سازی، سرعت و سهولت گردش مکاتبات در داخل و تعاملات فراسازمانی، استفاده مستقیم مدیران از سیستم و نیز پایان دغدغه نگهداری از اسناد، مدارک و صرفه جویی در مصرف کاغذ می باشد.
معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت اقتصاد، مستندسازی اسناد و مدارک برای استفاده در زمان حال و نیز بهره برداری پژوهشگران در آینده را از جمله موارد دارای اهمیت کار دبیرخانه ها برشمرد.
شرفشاهی تاکید کرد: دبیرخانه ها باید تلاش کنند تا اطلاعات را در کوتاه ترین زمان ممکن و با بهترین کیفیت در دسترس مدیران کشور برای تصمیم گیری قرار دهند.
معاون توسعه مدیریت و منابع وزارت امور اقتصادی و دارایی در پایان ابراز امیدواری کرد: مدیران دبیرخانه ها با هم اندیشی و استفاده از تجربیات یکدیگر گامی در جهت تسریع و تسهیل رویه مکاتبات دستگاههای دولتی و رضایت مردم از خدمات دولت بردارند، زیرا بر این باوریم که نظام اداری الکترونیکی پیشرو، موجب افزایش کارایی دولت نیز خواهد شد